Einleitung
Als Freiberufler steckst du viel Energie in deine Leistung, den Aufbau deines Netzwerks und den Vertrieb deiner Angebote. Aber was passiert, wenn dein erster Auftrag abgeschlossen ist? Spätestens dann kommst du mit dem Thema Rechnungsstellung in Berührung – und genau hier gewinnt ein Begriff zunehmend an Bedeutung: die E-Rechnung.
Doch was steckt eigentlich dahinter? Betrifft dich das als Einzelunternehmer oder Freiberufler überhaupt? Und worauf musst du achten, damit dein Vertrieb nicht an der Rechnungsstellung scheitert? In diesem Beitrag bekommst du einen praxisnahen Überblick.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach nur eine Rechnung im PDF-Format. Vielmehr handelt es sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell lesbar ist - meist in Form eines XRechnung- oder ZUGFeRD-Formats. Diese Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden, was besonders im öffentlichen Sektor eine große Rolle spielt.
Das Ziel: Rechnungsprozesse effizienter, schneller und digitaler zu machen – für Unternehmen und Behörden gleichermaßen.
Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?
Für viele Freiberufler galt das Thema lange als „nur was für die Großen“. Doch seit dem 01.01.2025 hat sich das geändert:
Die E-Rechnungspflicht wird seitdem im B2B-Bereich schrittweise eingeführt – also auch für Selbstständige, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen.
Wenn du bereits an öffentliche Auftraggeber abrechnest, kennst du die Pflicht zur E-Rechnung vielleicht schon. Jetzt aber weitet sich der Kreis:
Auch unternehmerische Kunden – etwa Agenturen, Kanzleien oder andere Freiberufler – können ab 2025 auf einer E-Rechnung bestehen.
Warum betrifft dich das im Vertrieb?
Vertrieb hört nicht beim Kundenkontakt auf. Die Abwicklung deiner Leistungen gehört ebenso dazu – und hier spielt die Rechnung eine zentrale Rolle. Wenn du keine konforme E-Rechnung stellst, kann das bedeuten:
- Dein Kunde kann oder darf deine Rechnung nicht akzeptieren.
- Der Zahlungseingang verzögert sich oder bleibt ganz aus.
- Du musst deine Rechnung nacharbeiten – Zeitverlust inklusive.
Kurz: Ohne passende Rechnung kein Umsatz. Und kein Umsatz bedeutet: Dein Vertrieb war umsonst.
Was musst du jetzt tun?
Damit du rechtzeitig vorbereitet bist, kannst du schon jetzt erste Schritte gehen:
- Informiere dich über E-Rechnungsformate.
Vor allem XRechnung und ZUGFeRD sind relevant in Deutschland. - Prüfe deine Rechnungssoftware.
Viele Buchhaltungstools wie Lexoffice, SevDesk oder Fastbill oder typische Handwerkerprogramme wie Hero, pds-Software oder INFORM-Professional unterstützen E-Rechnungen bereits oder planen entsprechende Updates. - Sprich mit deinen Kunden.
Frag bei deinen Geschäftspartnern nach, ob sie ab 2025 eine E-Rechnung benötigen. So vermeidest du Überraschungen. - Teste den Versand frühzeitig.
Nutze die Übergangszeit, um erste E-Rechnungen zu versenden und dich mit dem Ablauf vertraut zu machen.
Fazit: E-Rechnung als Bestandteil deines Vertriebs
Auch wenn das Thema zunächst technisch wirkt - die E-Rechnung ist ein echter Bestandteil deiner Vertriebsstrategie. Sie beeinflusst deine Liquidität, deine Professionalität und die Zufriedenheit deiner Kunden.
Je früher du dich damit beschäftigst, desto besser bist du aufgestellt - und kannst dich ganz auf das konzentrieren, was du am besten kannst: deine freiberufliche Leistung
Möchtest du wissen, welche Tools dir den Einstieg in die E-Rechnung erleichtern oder wie du rechtssicher mit Kunden abrechnest?
Dann melde dich zu unserem nächsten Seminar Existenzgründung Freie Berufe an oder schau regelmäßig auf unserem Gründerblog vorbei – wir halten dich auf dem Laufenden!